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Transformación digital de la gestión pública en el distrito

 

El contexto:

Un adecuado sistema de manejo de documentos de archivo contribuye a la transparencia de la gestión pública en tanto facilita a los ciudadanos el libre acceso a la información. Es por ello que la Alcaldía de Bogotá lidera la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), sistema de información destinado a gestionar documentos electrónicos y mantener su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad en entornos digitales.

 

El reto de ciudad:

Brasil es el referente regional de manejo de documentos electrónicos de archivo. Entre sus logros en la materia se destaca la implementación de un documento electrónico único de identificación para sus más de 200 millones de habitantes. Por esa razón, se invitó a Daniel Flores, especialista brasileño en archivología con gran reconocimiento internacional, para que compartiera su experiencia con las entidades del distrito involucradas en la implementación de SGDEA.

 

El intercambio de conocimiento:

Inició con un recorrido del Archivo de Bogotá, donde se contextualizó al experto sobre los avances en la implementación del SGDEA en las entidades distritales. Luego se visitaron las instalaciones de algunas de ellas para que el experto conociera de primera mano los diferentes niveles de implementación del sistema. Posteriormente, se llevó a cabo una mesa de discusión entre entidades sobre sus experiencias en gestión de documentos electrónicos de archivo, que el experto invitado acompañó. Finalmente, en la reunión de cierre y conclusiones, el experto presentó sus recomendaciones para Bogotá basado en sus observaciones a lo largo del intercambio.

 

El impacto:

Brasil es un modelo a seguir en materia de producción y preservación de documentos electrónicos de archivo, pues allí se entendió que la cadena de custodia ininterrumpida de dichos documentos tiene implicaciones jurídicas para los ciudadanos, y por eso es esencial asegurar una adecuada gestión archivística. En razón de esa experiencia, la visita técnica del experto brasileño Daniel Flores deja en el distrito capital conclusiones indispensables para fortalecer la implementación del SGDEA como estrategia de transparencia de la gestión pública.

 

 

 

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